Come moltiplicare il tuo tempo con l’outsourcing (anche se non sai da che parte cominciare)

Italian Indie - Impara dagli imprenditori di successo

Ari Meisel è un imprenditore di successo. Comincia adolescente sviluppando siti web.

Da quel punto in poi non fa altro che collezionare successi, sia come dipendente che come imprenditore. Crescendo si specializza nella costruzione di edifici ecologicamente sostenibili.

Anche questa è un impresa di successo, tanto per cambiare. Il lavoro è molto e ogni giorno salta da un cantiere all altro per seguire personalmente i progetti.

Ed è proprio in cantiere che un giorno si accorge che c è qualcosa che non va. Comincia a sentirsi male ed è molto, molto debole.

Lo ricoverano e arriva il pugno nello stomaco. Non è un normale malessere, non è solo stanco. Ha il morbo di Crohn.

Comincia un periodo insostenibile, dentro e fuori dagli ospedali, con infiniti medicinali da prendere quotidianamente. Ad Ari non rimane più di un ora al giorno per lavorare. Ma prima di ammalarsi il lavoro gli assorbiva gran parte della giornata.

La malattia si sta prendendo la vita e l azienda. Bisogna trovare una soluzione velocemente.

Così, durante l ennesimo appuntamento in ospedale, Ari decide di prendere in mano la situazione. Comincia ad investigare i possibili trattamenti alternativi. Elabora e segue religiosamente una nuova dieta, pratica lo yoga, trova la giusta combinazione di integratori da assumere, si allena regolarmente.

Un po alla volta, si libera di tutti i medicinali e dei sintomi del morbo di Crohn. Nel 2011 celebra la sua guarigione completando un Iron Man.

E cosa c entra questo con il business? Mentre si occupa di recuperare il controllo del suo fisico, Ari pensa anche a come riprendere controllo del suo tempo.

Il suo successo prima di ammalarsi si basava principalmente su un enorme quantità di lavoro e di stress. Sicuramente questo ha contribuito al peggioramento della sua salute.

E come ti dicevo sopra, la malattia gli ha lasciato solo un ora al giorno per lavorare. Quella singola ora deve bastargli per generare il profitto che gli serve per non andare sul lastrico.

Così, Ari si imbarca in un percorso di ottimizzazione, automazione e delega che lo porta a liberare tantissimo tempo. Riesce ad eliminare le attività inutili e a non doversi occupare di quelle in cui il suo apporto non è necessario.

Quando esce dalla sua malattia, ha scoperto un approccio nuovo al business. Ora può dedicare più tempo alla sua salute, ai suoi familiari, alle sue innumerevoli idee per progetti personali e imprenditoriali. Gli bastano poche ore di lavoro attivo ogni settimana per mandare avanti un azienda profittevole e in crescita.

Ottimizzare, automatizzare, delegare (o esternalizzare). Cosa ti ricordano questi termini? Sono i passi di cui ti ho parlato nel precedente episodio del podcast Come riprendere controllo del tuo tempo e fare ciò che serve nel tuo business .

In quell episodio ti ho parlato di quattro passi per riprendere controllo del tuo tempo:

• elimina (fai solo cose utili),
• automatizza (fai lavorare la tecnologia per te),
• efficientizza (fai le cose nel modo migliore e più veloce),
• delega (fai fare le cose agli altri).

Ti ho parlato dei primi tre. Applicandoli regolarmente al tuo lavoro (e anche alla tua vita personale, in effetti), riuscirai ad eliminare tutte le attività inutili, automatizzare quelle che possono essere fatte da un computer, trovare il modo migliore di eseguire le altre.

Ora manca il passo più magico di tutti. Quello che ti trasforma in un vero imprenditore che lavora sul suo business, non nel suo business.

In questo episodio chiudiamo il cerchio parlando dell outsourcing o, in italiano, di come esternalizzare o delegare. Vediamo come puoi cominciare a delegare le parti del tuo lavoro in cui non devi per forza essere coinvolto.

Ascolta l’episodio 173: Come moltiplicare il tuo tempo con l’outsourcing (anche se non sai da che parte cominciare)

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Cosa esternalizzare?

Per cominciare, devi capire cosa delegare, tra tutte le attività sopravvisute ai primi tre passi. È un processo più difficile di quello che puoi immaginare. Ti sembrerà impossibile delegare la maggior parte delle cose. Ti sembrerà che nessuno possa farle bene come te. O che il tempo da dedicare a formare un collaboratore tanto vale spenderlo a occuparti tu del lavoro.

Rassegnati che ci sarà questa resistenza e passaci sopra. Con il carroarmato. Solo così puoi raggiungere il prossimo livello come imprenditore.

Per capire cosa delegare, a me piace il processo di Chris Ducker, grande esperto di outsourcing. Prendi un foglio di carta, mettilo in orizzontale, disegna tre colonne:

• cose che odi fare,
• cose che non puoi fare,
• cose che non dovresti fare.

Semplice. O no? Ecco qualche dettaglio in più.

Nella prima colonna rientrano le attività che servono a tenere in piedi la baracca ma in cui non crei valore aggiuntivo occupandotene direttamente. Spesso sono anche attività che ti ingrigiscono la giornata. Pensa ad esempio alla contabilità, all amministrazione, alla manutenzione del sito. Tutte queste cose spassose.

La seconda colonna invece include mansioni che producono profitto o valore per i clienti e gli utenti. Però sono lavori per cui tu non sei specializzato. Ad esempio, se vendi un software ma non sei uno sviluppatore, scrivere il codice rientra in questa colonna.

La terza colonna è la più difficile. Ci vanno attività che sai fare, che ha senso che tu faccia (perchè creano valore), ma che devi comunque delegare.

Immagina ad esempio di vendere un videocorso. I contenuti li crei tu, perché sei l esperto, e questo non ha senso delegarlo.

Però, dopo aver registrato i video, c è un lungo lavoro di montaggio da fare. Smanettare con i software per il montaggio dei video ti piace da morire e sei anche bravo. Però per ogni minuto di registrazione ce ne vogliono diversi di editing. E di video editor che possono fare bene quel lavoro ce ne sono a bizzeffe.

Allora, ci sei arrivato: devi mettere il montaggio video nella terza colonna. Anche se l idea non ti piace. Anche se un professionista bravo costa.

Sarà difficile trovare qualcuno che faccia il lavoro bene come lo fai tu. Non perchè non esiste, ma perchè non ti sembrerà mai all altezza.

Ma il tempo risparmiato sarà tantissimo. Potrai usare le montagne di ore liberate per promuovere il corso, crearne un altro. Addirittura riposare!

In più, trattandosi di un compito che produce valore, anche se delegarlo sarà costoso, non sarà difficile rientrare della spesa.

Quindi, non avere fretta. Dedica alla compilazione della tabella tutto il tempo necessario. Ripercorri tutte le mansioni su cui si basa la tua azienda e smistale adeguatamente tra le colonne.

La prima volta ci vorrà un po , anche solo per allenarti a suddividere correttamente. Ma non fermarti dopo che avrai riempito la tabella la prima volta. Rivaluta regolarmente come occupi le tue giornate, ogni settimana o ogni mese. Troverai sempre qualcosa che ti puoi risparmiare di fare.

Da dove cominciare

Te lo dicevo all inizio, delegare è un abilità che bisogna imparare. Non ti ci puoi tuffare a testa senza prendere delle brutte botte.

Quindi è cruciale decidere da cosa cominciare. Quali sono i primi compiti da esternalizzare?

Su Italian Indie usiamo Fatture In Cloud per la contabilità. Il software è molto ben fatto e ha semplificato tremendamente il processo. Però, per un motivo o per l altro, è ancora Samuele che se ne occupa.

Per me è facilissimo capire quando è il giorno di contabilità. Anche se lui non me lo dice posso capirlo dal tono dei suoi messaggi. Odia così tanto la cosa che alla fine è sempre esaurito e negativo (anche se il mese è andato molto bene).

Le attività che ti fanno stare così sono le prime da delegare. Concentrati sulla prima colonna della tabella che hai appena creato. Se hai fatto bene il tuo lavoro, qui sono presenti solamente mansioni che non richiedono specializzazioni particolari. Trova all interno di questa prima colonna un attività ricorrente e che odi assolutamente.

Perchè ricorrente? Perchè delegandola una volta sola avrai liberato tempo ogni settimana. A lungo termine, ti troverai a risparmiare ore.

E perchè odiosa? Bè, è ovvio: così non solo avrai liberato tempo ma anche energie emotive grazie al sollievo di non doverla fare più.

È anche importante che sia un attività che hai già eseguito in passato. Ciò significa che la conosci e che quindi sai spiegare bene come farla, sai assegnare un valore monetario alle ore dedicate alla sua esecuzione, sai valutare la qualità del lavoro del collaboratore. In sostanza, è più facile delegarla.

Una volta che hai individuato la prima singola cosa da delegare, puoi partire. Non provare a esternalizzare più di una cosa alla volta. Sicuramente faresti confusione e ti troveresti a perdere più tempo di quello che ti richiede farla da solo. Inoltre rischi di sprecare soldi per niente.

Devi allenarti un po alla volta a cercare, selezionare e lavorare con i collaboratori. E di questo parliamo adesso.

Come trovare il tuo primo collaboratore

Ora che sai qual è la prima cosa delegare, comincia la ricerca. Per trovare il tuo primo collaboratore, ti consiglio questi canali:

• Upwork.com, il più noto portale di outsourcing in assoluto, con collaboratori da tutto il mondo e un sistema collaudato per la selezione e la gestione dei lavori,
• Freelancer.com, diretto concorrente di Upwok, personalmente trovo l interfaccia e le funzionalità confusionarie, per questo preferisco il primo,
• Google, semplicemente cercando la figura di cui hai bisogno,
• Linkedin, cercando le parole chiave relative alle specializzazioni di cui hai bisogno,
• gruppi Facebook di settore,
• conoscenti, parenti e amici (attenzione a non assumere solo per generosità ma a scegliere chi effettivamente ha le capacità che ti servono),
• seguaci del tuo sito, trovi sempre qualcuno così appassionato da voler dare una mano.

A meno che tu conosca di persona il candidato perfetto per il lavoro, io ti consiglierei di partire da Upwork. La disponibilità su questo sito è impareggiabile.

Trovi persone capaci e qualsiasi livello di prezzo. Inoltre, le recensioni ti permettono di filtrare facilmente le varie candidature. Poi, una volta assunto un collaboratore, il sistema di messaggistica e di monitoraggio del lavoro ti permette di gestire il rapporto in maniera facile e chiara.

Quando non ti affidi a questi portali, risparmi un po sulle commissioni, però non hai garanzie. Chi viene assunto attraverso Upwork e Freelancer sa che al termine del lavoro verrà valutato con una recensione. Quindi un minimo sta attento a fornire un lavoro decente.

Per lo stesso motivo cercherà di rispettare le scadenze. Inoltre, il software di Upwork che cattura lo schermo del collaboratore ti garantisce che non ti addebiterà ore in cui sta su Facebook.

Se invece assumi qualcuno alla vecchia maniera, e non è qualcuno di cui puoi fidarti ciecamente, sarà molto difficile controllare la qualità del suo lavoro ed eventualmente terminare il rapporto senza creare risentimento.

Non potrai fare sempre così. Anzi, è addirittura sconsigliato assumere certe figure su questi marketplace. Però all inizio ti conviene. I marketplace riducono il rischio ponendo determinate regole e facilitano il lavoro con molteplici strumenti per assumere e gestire la collaborazione.

Come scrivere un annuncio che attragga i giusti candidati

Quando cominci a delegare, le complicazioni arrivano da subito. Se usi i portali, i gruppi Facebook o Linkedin per assumere i collaboratori, devi scrivere un bell annuncio di lavoro.

Se scrivi un annuncio sbagliato ti complichi parecchio la vita: puoi attrarre un sacco di candidati che non valgono niente o che non c entrano nulla con quello di cui hai bisogno. O addirittura non attrarre nessun candidato perché il lavoro è spiegato male.

Per fortuna ci sono alcune buone pratiche che ti possono aiutare a evitare i danni più grossi. Ecco la guida rapida a come creare un annuncio di lavoro che funziona:

• comincia con una breve presentazione che racconti di cosa si occupa la tua azienda,
• proponi un piccolo lavoro di prova pagato, ad esempio una parte di un progetto più grande, o una sola ripetizione di un lavoro ricorrente,
• descrivi con precisione il lavoro: cosa bisogna fare, il risultato atteso, la durata del rapporto, il modo in cui comunicherete, gli orari previsti, la scadenza,
• se c è la possibilità che la collaborazione continui in futuro, scrivilo,
• chiedi di inserire una parola specifica all interno della candidatura per verificare che l annuncio sia stato veramente letto.

Occhio a quest ultimo passaggio. Molti candidati non leggono neanche l annuncio. Vedono che all incirca potrebbe interessargli e rispondono con una domanda precompilata, facendo un veloce copia incolla. Ovviamente queste non sono le persone con cui vuoi lavorare.

Se nell annuncio chiedi di inserire una parola specifica prima della candidatura, ad esempio il nome della tua azienda, potrai usarla come filtro. Tutte le candidature che non cominciano con quella parola saranno automaticamente scartate. In primo luogo perché probabilmente ciò significa che il candidato non ha letto l annuncio. Ma anche se ha letto e non ha eseguito questo semplice istruzione non è un buon segno, vuol dire che non è un lavoratore attento.

Se il lavoro che proponi è molto gettonato, come ad esempio l assistente virtuale, riceverai sicuramente tantissime candidature. Probabilmente questo filtro ne scremerà velocemente molte.

Purtroppo è difficile trovare altri criteri per eliminare velocemente le candidature non interessanti. Se usi un portale come Upwork, sei facilitato dalle recensioni e dalle informazioni presenti sui vari profili. Ad esempio, poi escludere chi ha una valutazione sotto un certo livello, o chi ha lavorato pochissime ore in totale.

Un altra scorciatoia è il prezzo. Scarta i preventivi troppo sopra il tuo budget. Ma elimina anche quelli troppo bassi: se sembra troppo bello per essere vero, è troppo bello per essere vero. Irrimediabilmente, i collaboratori più economici non sono all altezza.

Alla fine però devi per forza leggere le candidature. Scarta tutte quelle che sono state evidentemente copiate e incollate (anche se iniziano con la parola che avevi richiesto).

Alcuni candidati accennano già come pensano di fare il lavoro, di risolvere il tuo problema. Questi sono i migliori.

Man mano che trovi queste candidature interessanti contatta privatamente i candidati. Il modo in cui rispondono è un altro elemento per valutarli. Se sono troppo sbrigativi, rispondono in ritardo, sanno male l italiano, non capiscono quello che dici, escludili.

Qualcuno invece risponderà in maniera soddisfacente. Trova 1-3 persone di questo tipo e assegna loro il lavoro di prova retribuito.

Poi, valuta il risultato di questo lavoro e la qualità della comunicazione nel periodo in cui se ne occupano. Al migliore candidato andrà il posto.

Come organizzare il lavoro con i collaboratori

Anche una volta trovato il miglior collaboratore, è necessario organizzarsi e comunicare bene. Altrimenti le cose possono comunque andare a rotoli.

In questo ambito si possono fare tantissimi errori. Un collaboratore potrebbe desiderare un feedback continuo mentre tu sei disponibile solo in determinati orari o in determinati giorni. Un collaboratore potrebbe lavorare sono nel weekend e quindi aver bisogno di te in giorni in cui probabilmente riposi. Tu potresti desiderare un aggiornamento quotidiano sui progressi fatto in un certo modo.

Ognuno ha le sue esigenze. Nessuna in generale è sbagliata, ma nessuna può essere data per scontata.

Quindi, prima di cominciare a lavorare, definisci:

• con che frequenza dovrete comunicare,
• quale canale userete,
• un canale di emergenza se può capitare che sia necessaria una comunicazione rapida,
• cosa dovranno contenere i messaggi (ad esempio potreste accordarvi su rapporto quotidiano via email che contenga specifiche informazioni).

Alcuni lavori, come la gestione delle email o della contabilità, sono ricorrenti, non sono progetti con un inizio, una fine e un risultato specifico. In questi casi per sincronizzarvi è sufficiente l email o la chat.

Altri lavori invece sono progetti complessi, con ramificazioni e numerose sottoattività. In questi casi ti farà sicuramente comodo un software per la gestione dei progetti. Per una buona soluzione gratuita ti consiglio Trello o Asana. Non servono solo a pianificare i progetti ma anche a mantenere la conversazione ordinata e collegata alle varie attività.

Ad esempio, se il collaboratore deve occuparsi di finalizzare gli articoli sul tuo blog, puoi inserire una scheda su Trello per ciascun articolo. Per discutere di quello specifico articolo, non userete l email. Vi scambierete dei commenti alla scheda, così sarà molto più chiaro a cosa vi riferite.

Come continuare a delegare

Ti ho dato i consigli per cominciare a delegare senza patemi. Ma per ora ti ho parlato solamente della prima colonna. Anzi, della prima attività da delegare nella prima colonna. Come proseguire?

Prima di tutto finisci di delegare tutte le attività della prima colonna. Le odi, quindi meglio sbarazzarsene il prima possibile. Inoltre, come dicevamo, sono le più facili da esternalizzare.

Poi, non passare alla seconda colonna, ma alla terza. Sai perchè? Perchè nella seconda colonna ci sono attività che non puoi fare. È molto più difficile trovare un collaboratore in questo caso.

Quindi passa alla terza colonna. Esaurisci se puoi le attività che contiene. Solo alla fine passa alla seconda colonna.

I consigli validi per il primo collaboratore si estendono in generale a tutti gli altri. Le cose cambiano un po quando devi assumere uno specialista per la seconda colonna.

Questo è tutto un altro paio di maniche. Se vuoi approfondire, ti consiglio di iscriverti a Italian Indie Premium. Abbiamo un corso in cui Massimo Chieruzzi, fondatore di AdEspresso, spiega come selezionare sviluppatori, anche se non sai niente di programmazione software.

Ovviamente ti aiuterà se hai bisogno di uno sviluppatore. Ma potrai applicare i concetti generali anche alla ricerca di altri collaboratori specializzati (ad esempio designer, autori, ecc.).

Quando cominciare

Nei primi tempi del tuo percorso imprenditoriale, sei inevitabilmente impegnato a fare un milione di cose. L ultimo pensiero che hai è quello di cercare un collaboratore. Inoltre, non ti risulta facilissimo proceduralizzare quello che fai ogni giorno.

Perciò, non mi crederai, ma ti assicuro che ti conviene cominciare a delegare il prima possibile. Appena trovi qualche attività che devi eseguire ripetutamente e che non devi fare tu (quelle nella prima colonna di cui ti parlavo prima) comincia a pensare di delegarla.

Non aspettare di finire in ospedale come Ari Meisel per cominciare ad esternalizzare!

Ma come fai se non hai flusso di cassa? Se proprio non hai neanche qualche euro di budget, ovviamente non c è niente da fare. Ma, se riesci a mettere da parte i soldi per pagare qualche ora di lavoro, investili al più presto possibile.

Perché tutta questa fretta? Perché cominciando presto a delegare:

• entrereai il prima possibile nella mentalità del vero imprenditore,
• comincerai ad allenarti nella comunicazione, nella creazione di procedure, in tutto quello che ti servirà sempre di più man mano che la tua azienda cresce,
• comincerai da subito a focalizzare il tuo lavoro sulle attività che generano valore, limitando le perdite di tempo e amplificando i risultati.

Come tante cose nella vita dell imprenditore, l outsourcing è un gioco sul lungo termine. Prima cominci, prima inizierai a liberare ore che ti servono per creare valore. E così avvierai un effetto a cascata che ti permetterà di aumentare sempre di più il valore e i soldi a disposizione per delegare.

Buon lavoro! Anzi no, buona delega!

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