Folge 06: Die Projektanalyse

IT Projektmanagement

Nachdem wir uns in den vergangenen Folgen mit Themen wie das Geschäft eines selbständigen IT Projektmanagers funktionieren kann und mit dem Thema Anforderungsmanagement beschäftigt haben, möchte ich heute über die Situation eines neuen Projektleiters sprechen, der in ein laufendes Projekt einsteigt. Die Gründe dafür können recht unterschiedlich sein. Vielleicht ist der bisherige Projektleiter „um priorisiert“ worden, ist krankheitsbedingt ausgefallen, oder der Lenkungsausschuss hat sich für eine Doppelspitze in der Projektleitung entschieden. Tatsächlich hatte ich in meiner beruflichen Laufbahn nur sehr selten die Ehre ein Projekt ganz von Beginn an zu begleiten. In den allermeisten Fällen stieg ich als Projektleiter, Teilprojektleiter oder als Verstärkung der Projektleitung in ein laufendes Projekt ein. Mit dieser Situation und was man tun kann, um sich möglichst schnell ein Bild über den Projektstatus und das Umfeld in dem man zukünftig agieren muss zu verschaffen, möchte ich mich mit der heutigen Folge beschäftigen. Kommt man als externer Projektleiter neu in ein bisher unbekanntes Unternehmen, macht es Sinn zu zunächst mit einer Projekt-Umfeldanalyse einen Überblick zu verschaffen. Diese hilft Klarheit über die Rahmenbedingung und Einflussfaktoren auf das Projekt zu bekommen. Aber selbst wenn man ein Unternehmen und dessen Organisation kennt und „nur“ ein neues Projekt übertragen bekommt, gibt es im Umfeld dieses Projektes häufig Spannungen und Strömungen die man kennen und bearbeiten sollte. Auch hier kann eine Projekt-Umfeldanalyse, oder PUMA wie sie gerne abgekürzt wird, die notwendige Klarheit schaffen. Neben den formalen Aspekten des Projektumfeldes, rate ich aber auch dazu, die sozialen Aspekte des Projektes genau zu betrachten. Also, das was zwischen den Zeilen passiert- und zwar auf allen Ebenen. Auf der Ebene des Chefs, auf der der Projektmitarbeiter, aber auch auf Ebene von anderen Projekten die uns zuarbeiten, oder für die wir mit unserem Projekt Zuarbeit leisten. Das Ganze beginnt schon beim einführenden Gespräch mit dem Chef oder Auftraggeber. Ich versuche in diesen ersten Gesprächen herauszufinden, was von mir erwartet wird. Schließlich wird er oder sie am Ende darüber entscheiden, ob meine Arbeit als Erfolg oder Misserfolg betrachtet wird. Ideal ist es, im persönlichen Gespräch die Erwartungen und Ziele zu erfahren und diese gemeinsam schriftlich zu festzuhalten. Die Schriftlichkeit hat den Vorteil, dass man sich bei der Formulierung mit dem Inhalt noch einmal genau auseinandersetzt. Ich versuche bei diesem, oder diesen Gesprächen zu klären, was die Projektvision ist. Also das WARUM…welcher Nutzen soll durch das Projektergebnis entstehen. Was wird von mir erwartet, um zu helfen diese Vision wahr werden zu lassen? Bei solchen Gesprächen erfährt man auch sehr viel über die Werte Ihres Auftraggebers, also das was ihm wichtig ist: • Was hält der Chef vom Projekt, dem Projektumfeld und vom Projektteam? • Was lief bislang vielleicht nicht so gut und woran lag das? • Was kann ich in dieser Hinsicht zukünftig besser machen? • Wo sind die besonderen Stärken des Projektteams und welche davon sind weiter zu fördern? • Fragen Sie nach, was Sie über einzelne Projektmitarbeiter, oder das Projektklima wissen sollten? • Gibt es innerhalb des Projektteams vielleicht Gruppierungen, Meinungsführer, oder gar Störenfriede? • Warum holte man mich genau jetzt in das Projekt dazu, wie kam es zu dieser Entscheidung? • Was glaubt mein Auftraggeber, was das Projektteam von mir erwartet? Hören Sie bei diesen Gesprächen sehr genau zu, vor allem auch auf das, was zwischen den Zeilen gesagt wird und notieren Sie ihre Erkenntnisse. Auf diese Weise bekommen Sie die Kriterien heraus auf die er achtet und woran Ihr Auftraggeber erkennen wird, dass Sie erfolgreich Ihre Aufgabe bewältigen. Genau das muss ja auch Ihr Ziel sein. Vergessen Sie aber die letzte Frage nicht, nämlich ob Sie etwas vergessen haben zu fragen. Mit dieser letzten Frage, habe ich schon buchstäblich wahre Wunder erlebt und brachte nochmal ganz neue Aspekte in das Gesamtbild. Nach diesen Vorgesprächen kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem es im Projekt dann produktiv losgeht. Ich habe selbst damit gute Erfahrung gemacht, mich dem Projektteam vorzustellen und dann in lockeren Einzelgesprächen die Projektmitarbeiter näher kennen zu lernen. Verzichten Sie dabei auf schwammiges Blubbern, Motivationsreden und all das andere aufgesetzte und arroganten Managementgeschwätz. Das sorgt lediglich dafür, dass sehr schnell alle Klappen zu fahren und Sie gar nichts mehr erreichen. Seien Sie einfach Mensch, der ehrlich und offen rüber kommt. Wertschätzen Sie Ihren potenziellen Vorgänger und seien Sie optimistisch, positiv und bitten Sie für die gemeinsame Zukunft, um die Unterstützung Ihres Teams. Wertschätzen Sie das vom Team bisher erreichte und die erzielten Erfolge. Fragen Sie auch nach, was gut läuft und wo es vielleicht Verbesserungspotenzial gibt. Betrachten Sie Vorschläge auf diese Frage hin, aber bitte auch als solche- und nicht als sofortige Handlungsaufforderungen. Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern auf Augenhöhe, nicht von oben herab. Machen Sie klar, dass Sie kein Superheld sind, der mit einem Schlag alles in Ordnung bringen kann und danach in den Sonnenuntergang reitet. Bei diesen Gesprächen mit den Projektmitarbeitern stellt man auch sehr schnell fest, wie weit die Vorstellungen des Chefs und die Tatsächliche Welt auseinander liegt. Mein Ziel bei diesen Gesprächen ist es, Vertrauen aufzubauen, aber auch umgekehrt um zu erfahren, wo für mich die Stolpersteine liegen. Fragen sie Ihre Projektmitarbeiter danach. Beschreiben Sie was Sie von Ihrem Team erwarten, was Ihnen wichtig ist und welchen Werten Sie folgen. Ich möchte Ihnen gerne dazu gerne ein paar Beispiele nennen. Auf einer Teamcharta können Regeln stehen wie: • Wir gehen respektvoll miteinander um, bleiben stets höflich und lassen einander ausreden • Jede Einladung zu einer Besprechung beinhaltet eine Agenda. Keine Besprechung ohne Agenda • Alle Teilnehmer die zugesagt haben, erscheinen pünktlich zu Besprechung • Der Einladende ist dafür verantwortlich, dass das geplante Zeitfenster der Besprechung nicht überschritten wird • Der Einladende ist für die Erstellung des Protokolls verantwortlich. Keine Besprechung ohne Protokoll Es bringt aber nichts, solche Regeln in eine Projektcharta zu schreiben, sie irgendwo auf dem Filesystem abzulegen und maximal noch einmal per Mail darauf hinzuweisen. Planen Sie dafür einen Workshop mit Ihrem Team. Nehmen Sie dazu ruhig Ihre Punkte und ergänzen Sie diese, um die Punkte die im Team hochkommen. Verpflichten Sie das Team auf den gemeinsamen Beschluss und hängen Sie diese Charta in das Teambüro, in den Besprechungsraum oder wo auch immer Sie täglich mehrfach gesehen wird. Achten Sie bei all den Gesprächen in den ersten Wochen genau darauf: • Wer kann mit wem und wer nicht? • Wie verhalten sich die Mitarbeiter untereinander? • Wie ist die Fehlerkultur? • Wie laufen Meetings ab? Das alles sind Fragen, die Sie sich in den ersten Wochen durch intensive Kommunikation und Beobachtung beantworten können. Kein Projektteam ist wie das andere und kein Unternehmen ist wie das andere. Auch ein Projektteam- und gerade wenn das Projekt schon eine Weile läuft, ist ein individuell soziales Gefüge. Der Führungsstil der vielleicht im letzten Projekt funktioniert hat, muss deshalb mit diesem Projektteam nicht auch zwangsweise funktionieren. Lernen Sie ihre Leute kennen und passen Sie sich an. Gerade in dieser Phase sind Softskills und soziale Kompetenzen gefragt. „Neue Besen kehren gut“…getreu diesem Motto entsteht häufig ein Aktionismus, der diesem gegenseitigen Vertrauensaufbau entgegenwirkt. Unterdrücken Sie den Impuls alles gleich auf den Kopf stellen zu wollen, was Sie auf den ersten Blick alles anders machen würden. Auch wenn es sich vielleicht aufdrängt. Häufig gibt es gerade für gewachsene Strukturen und Prozesse gute Gründe die es zu beachten gilt. Versuchen Sie das erst alles zu verstehen und zu bewerten, bevor Sie darüber nachdenken Änderungen einzuleiten. Das braucht einige Zeit. Lassen Sie beim operativen Geschäft vorerst alles weiterlaufen wie bisher. Vorausgesetzt natürlich, das Team selbst schreit nicht nach einer sofortigen Änderung. Bitte immer erst verstehen und dann erst handeln. Ich selbst führe in dieser Phase immer ein „Daily-Log“, mein Projekttagebuch also. Ich bin auch nur ein Mensch und gerade in der Projekt Anfangszeit gibt es so viele Informationen und Erkenntnisse die erst einmal zu verdauen sind. Beobachtungen-, das Gelernte-, aber auch nächste Schritte in einem Daily-Log zu notieren hat sich für mich bewährt. Wenn Sie nun einige Wochen damit verbracht haben zu verstehen und potenzielle Änderungsstrategien entwickelt haben, holen Sie Ihr Team ab und beteiligen Sie aktiv an der Ausarbeitung und Einführung dieser Veränderungen. Die meisten Menschen haben gar keine Probleme mit Veränderungen, aber kaum einer mag es, vor den Kopf gestoßen zu werden, indem sie vor vollendete Tatsachen gestellt werden. Erarbeiten Sie in Workshops, auf Basis Ihrer Erkenntnisse der letzten Wochen, mit Ihrem Team zusammen das WIE! Also Butter bei die Fische, erklären Sie welche Erwartungen Sie an die gewünschten Veränderungen haben und erarbeiten Sie mit dem Team den Weg dorthin. Spätestens jetzt ist es auch nötig ein gemeinsames Verständnis für das WARUM, also der gemeinsamen Vision und was das Projektergebnis verändern, also welcher Nutzen daraus erwachsen wird. Stimmt die gemeinsame Vision und sind alle damit ehrlich einverstanden, ist das schon die halbe Miete. Das soll jetzt kein Motivations-Voodoo werden. „Man kann Mitarbeiter nicht motivieren. Die Aufgabe einer Führungskraft ist es, diese nicht zu demotivieren“ diese Aussage stammt von Fredmund Malik, dem Managementwissenschaftler und Bestsellerautor. Frederick Herzberg detailliert diese Aussage noch etwas präziser: Er unterscheidet zwischen zwei Einflussfaktoren. Die einen Faktoren sind auf den Inhalt der Arbeit bezogen, also die Motivatoren, während sich die Hygienefaktoren auf den Kontext der Arbeit beziehen. Sie werden jetzt fragen, was meint er damit? Unter Hygienefaktoren versteht er jene Faktoren, die bei positiver Ausprägung für Zufriedenheit sorgen, während es bei negativer Aufprägung sehr schnell zu wachsender Unzufriedenheit kommt. Beispiele dafür sind: • Gehalt • Führungsstil des/der Vorgesetzten • Arbeitsbedingungen • Zwischenmenschliche Beziehungen • Sicherheit des Arbeitsplatzes • Einfluss auf das Privatleben Motivatoren beeinflussen nach Herzberg die Motivation zur Leistung selbst. Also inwieweit die Motivation intrinsisch, also von innen heraus wirkt. Beispiele dafür sind: • Erfolg und Anerkennung • Arbeitsinhalte • Aufstiegsmöglichkeiten • Beförderung • Wachstum Mir selbst wurde vor einigen Jahren eine Projektleitung übertragen, bei der ich ein völlig demotiviertes Team vorfand. Es waren ca. 15 Mitarbeiter im Projektteam, allesamt qualifizierte Spezialisten auf ihren Teilgebieten. Doch was war da los? Schon bei den ersten Gesprächen mit den Mitarbeitern fühlte ich mich, als würde ich mit dem Stock auf ein Wespennest hauen. Sie gingen regelrecht auf mich los, dass es kein Wunder wäre, dass wir ein Meilenstein nach dem anderen reißen! Ich stellte dabei schnell fest, dass innerhalb des Projektteams bereits schon „Grüppchenbildungen“ gegeben hat mit Wortführern und dem Eigeninteresse, Schuld und Fehler von sich zu weisen…“den eigenen Vorgarten sauber halten!“ Sie werden sich fragen: „Was war da los und was habe ich getan?“ Nun, zunächst habe ich getan, was sich in solchen Situationen immer empfiehlt. Ich habe zugehört - und die Leute am Abend zu einem Bier eingeladen. Ich fand heraus, dass mein Vorgänger seine Führungsrolle nie wirklich wahrgenommen hat. Er hatte, trotz der Teamgröße, selbst über Gebühr operative Aufgaben übernommen und sich darin vergraben, statt diese zu delegieren. Einen gemeinsamen Teamspirit, klarer Status wo das Projekt im Moment steht, was die nächsten Schritte sind und die Strategie zu Zielerreichung…alles Fehlanzeige. Das Projektteam tappte mehr oder minder im Dunkeln. Aufgrund all dieser Umstände machten die einzelnen Mitarbeiter in Eigenregie das, was sie glaubten was als nächstes zu erledigen war. Man berichtete mir, dass es dadurch mehrfach dazu kam, dass 2 Mitarbeiter unabhängig voneinander über Tage das gleiche gemacht haben, um am Ende festzustellen, dass hier Arbeit sinnlos doppelt geleistet wurde. In den Folgewochen führte ich wieder die bis dahin völlig zum Erliegen gekommenen jour fixe ein und berichtete, zum Erstaunen des Teams, selbst über das, was im Projektumfeld passiert, was der Lenkungsausschuss von uns erwartet und all die anderen Dinge aus Besprechungen, die für das Team relevant war. Die Stimmung besserte sich zunehmend. Das gemeinsame Abendessen und anschließende Bierchen machten wir alle 1-2 Wochen. Meist ging es dabei sehr wohl um fachliche Dinge aus dem Projekt. Ich glaube man muss auch gar nicht versuchen das zu unterbinden. Aber es mischten sich bei den lockeren Gesprächen auch immer wieder private und persönliche Themen darunter und das Team wurde zunehmen ein echtes Team, dass sich gegenseitig wertschätzte und unterstützte. Sie dürfen das jetzt nicht falsch verstehen. Auch wenn die gute Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Projektteam von entscheidender Bedeutung sein kann, es geht mir dabei nicht darum, „everybody’s Darling“ zu werden. Mir geht es um gegenseitiges Vertrauen und ein WIR Verständnis aufzubauen. Nur dann, ist die Leistungsfähigkeit des Teams größer als die Summe der einzelnen Teammitglieder. In der nächsten Folge, möchte ich mich mit Thema Teamentwicklung beschäftigen, wie Sie ein Vertrauensverhältnis zu Ihrem Chef oder Vorgesetzten aufbauen und wie Sie in ein neues Projekt hinein finden. Ich hoffe, dass Sie dann auch wieder dabei sind und wünsche Ihnen bis dahin lauter grüne Meilensteine Ihr Andreas Haberer Weitere Informationen finden Sie unter www.Bundesvereinigung-ITPM.de