Come riprendere controllo del tuo tempo e fare ciò che serve nel tuo business

Italian Indie - Impara dagli imprenditori di successo

Ho un problema. Vorrei fare ogni giorno un milione di cose diverse. Vorrei avere il tempo di affinare le mie abilità e di acquisirne nuove. Vorrei poter garantire tempo di qualità ai miei familiari e amici. Vorrei semplicemente avere tempo per riposare.

Ma ogni santo giorno sono risucchiato da un turbine di attività, le più disparate. Anche se la mia impresa funziona, vorrei che andasse sempre meglio. Perciò c è sempre qualcosa di nuovo sul piatto.

E ogni sera, quando mi trascino a letto, mi sembra inevitabilmente di non aver mai fatto abbastanza. Ma al contempo mi chiedo se era necessario occuparmi di tutte quelle attività. Rimpiango di non aver dedicato un più tempo a leggere, a chiaccherare, a divertirmi.

So che anche tu ti senti così. Se sei un imprenditore devi indossare decine di cappelli diversi.

Ogni giorno ci sono nuovi incendi da domare, nuove opportunità da cogliere, nuove tecniche da imparare. E così il tempo non basta mai e hai la dolorosa sensazione di rimanere sempre più indietro.

Puoi andare avanti così forse per qualche mese, all inizio di un nuovo progetto. Ma non è sostenibile. Ti esaurirai.

Senza rendertene conto, continuerai a lavorare e sudare, ma completerai sempre meno attività e creerai sempre meno valore aggiunto. Devi spezzare questo circolo vizioso. È possibile, lo garantisco.

La sensazione di non fare mai abbastanza per me ha avuto un utile effetto collaterale. Da anni ormai studio e sperimento le tecniche di produttività più disparate. Ho letto decine di libri e centinaia di post che ne parlano. Ho studiato gli esempi di innumerevoli imprenditori e professionisti.

Così ora, affrontando il lavoro con il metodo giusto riesco a fare più cose in meno tempo. In questo episodio ti spiegherò come gestire le tue attività per trovare abbastanza tempo per tutto: un business di successo e una vita che ti piace vivere.

D altronde ci siamo imbarcati su questa nave per migliorare la nostra vita non per renderla misera!

Ascolta l’episodio 172: Come riprendere controllo del tuo tempo e fare ciò che serve nel tuo business

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Quattro pilastri per gestire bene il tuo tempo

Ti voglio presentare un metodo che si basa su quattro pilastri:

• elimina (fai solo cose utili)
• automatizza (fai lavorare la tecnologia per te)
• efficientizza (fai le cose nel modo migliore e più veloce)
• delega (fai fare le cose agli altri)

Sono quattro passi da seguire in ordine e da reiterare per tutta la vita.

Prima di tutto devi eliminare ciò che non serve. Se metti sul tuo calendario attività inutili e poi cerchi di ottimizzarle o delegarle, stai buttando via tempo. Il tuo e quello degli altri. È come versare acqua in un secchio bucato.

Dopo aver eliminato ciò che non serve, puoi cominciare ad automatizzare. Trova le attività che possono essere eseguite autonomamente da un computer.

Tra ciò che rimane ci saranno mansioni che devi svolgere tu e altre che puoi delegare. Prima di delegare, meglio essere sicuro di fare le cose nel modo più efficiente possibile. Trova le procedure che portano i risultati migliori nel minor tempo possibile.

Non appena avrai il minimo budget indispensabile, potrai infine delegare quello che non ha senso che faccia tu.

Questa è la visione d insieme. Come ti sembra?

C è molto in più da dire sui singoli passi. Vediamoli uno alla volta.

Elimina

Da quando lavoro on-line, è ancora di più da quando abbiamo il forum su Italian Indie Premium, ho parlato con tantissimi imprenditori in erba. E di molti altri ho letto o ascoltato le storie su vari blog e podcast. Quando sei agli inizi, ancora prima di avere un sito, passi il tempo a escogitare piani diabolici che ti porteranno alla conquista del mondo (o almeno della tua nicchia).

Non hai ancora comprato il dominio e già hai abbastanza mappe mentali da coprire tutte le pareti di casa. Hai stabilito strategie, prodotti, marketing: una macchina estremamente complessa.

Quando arriva il momento di fare il primo passo vedi tutte queste cose e pensi di doverle fare tutte contemporaneamente. È come cercare di bere da un idrante.

Se non impazzisci solo al pensiero, quando cominci a lavorare sarà comunque un gran casino. Non riuscirai mai a fare tutto allo stesso tempo, ti sentirai costantemente sotto pressione e deluso.

Per questo il segreto è eliminare. Devi togliere alcune (molte) attività dal tuo orizzonte. Forse le riprenderai in futuro. Ma per ora non devono esistere.

E non si applica solamente se sei all inizio del tuo percorso. Lo puoi fare ogni volta che hai bisogno di mettere ordine nella tua agenda. Anzi, ti conviene verificare se puoi eliminare qualcosa ogni settimana.

Ma il problema è questo: se hai deciso che devi fare una cosa, e devi farla adesso, è perché pensi che sia importante. Ti svelo un segreto: non è così. Però sarà difficile convincerti.

Come individuare allora le cose da eliminare?

Ti do due tecniche che ti aiuteranno sicuramente. Usale in combinazione o scegli quella che ti è più congeniale.

La domanda giusta

Prima tecnica. Poniti questa domanda: qual è quella cosa che renderà tutte le altre irrilevanti o più facili?

È tratta dal libro Una cosa sola. Te lo consiglio. Parla dell importanza di sapersi concentrare sui lavori più utili e aiuta molto a imparare come farlo.

Questa domanda non serve ad individuare cosa eliminare ma qual è la singola cosa più importante su cui concentrati. Il ragionamento è ribaltato ma ottieni lo stesso risultato.

L approccio è semplice ma non facile. Trovare la risposta giusta non è immediato.

Ti faccio un esempio per aiutarti. Tanti aspiranti imprenditori non vedono l ora di lanciare il primo prodotto. Nessuno visita il loro sito, la loro lista email conta 147 persone, non hanno idea delle reali necessità del pubblico.

Così si imbarcano in ragionamenti teorici sul miglior prodotto da lanciare. Poi spendono settimane a crearlo. Poi lo lanciano e vendono due copie. Se va bene.

Una perdita di tempo imperdonabile e una delusione catastrofica.

Quale sarebbe stata la cosa che avrebbe reso tutto più facile? Senza dubbio far crescere la lista. Con più iscritti email avrebbero potuto usare la Formula del cammello (di cui ti abbiamo parlato qui), prevendere il prodotto ed essere sicuri di fare qualcosa che i clienti avrebbero comprato.

La singola cosa su cui lavorare adesso potrebbe sembrare un rallentameno verso il risultato che vuoi ottenere. Invece è la garanzia che userai il tuo tempo nel modo migliore e otterrai un buon risultato.

80/20

L altro criterio fondamentale per determinare le priorità è il famoso principio di Pareto, o principio dell 80/20. È così semplice da sembrare stupido.

Però la lista di imprenditori di successo che ne ha fatto parte integrante della propria strategia è infinita. E non serve solo per il business ma anche per la vita personale. Ma come funziona precisamente?

Il principio di Pareto dice che il 20% delle cause provoca l 80% degli effeti. Questo è il modo più generale di definirlo. Immagino non ti dica granchè: come puoi applicarlo alla tua impresa?

Immaginiamo tu venda consulenze. L effetto più interessante da considerare è l aumento del fatturato. Questo dipende dal numero e dal valore dei clienti. Quindi, in questo caso il principio di Pareto potrebbe recitare: nella tua azienda l 80% del fatturato è dato dal 20% dei clienti . In che modo puoi usare questa informazione?

Trova il 20% dei clienti che generano la maggior parte del tuo fatturato e lascia stare gli altri. Ridurrai tutti i mal di testa legati a gestire tanti clienti e soprattutto a gestire quelli che ti danno tanti pensieri e pochi guadagni.

Ovviamente, 80 e 20 sono due numeri indicativi, non corrispondono a statistiche esatte. Spesso le percentuali sono ancora più esagerate, ad esempio 95 e 5. Il messaggio principale è questo: la grandissima parte dei tuoi risultati è data da una piccolissima parte del lavoro che fai.

Se individui questa piccolissima parte e ti concentri principalmente su di essa, ottimizzi l uso del tuo tempo.

Automatizza

A questo punto hai eliminato senza pietà tutte le cose che non devi fare e che non sono necessarie al tuo successo. Tra le sopravvissute è il momento di individuare cosa puoi far fare ad un computer.

Prima di tutto, devi realizzare che è possibile automatizzare molto più di quanto credi. Quindi, per risparmiare sempre più tempo, chiediti continuamente: come posso automatizzare quello che sto facendo? Esiste un app o un sito che può farlo al posto mio?

Ti porto un esempio strano : io ho automatizzato parte della mia spesa settimanale. Ho selezionato alcuni articoli su Amazon Iscriviti e Risparmia e ora li ricevo a cadenza regolare in automatico. Non devo prendere l auto, andare al supermercato, cercare parcheggio, combattere con le vecchiette che sembrano vivere tra gli scaffali. Niente di tutto questo.

Nella tua azienda ci sono sicuramente sicuramente tre aree in cui puoi risparmiare ore automatizzando. Vediamole.

Diventa virtuale

Innanzitutto, ogni volta che devi usare un pezzo di carta o recarti in ufficio, verifica se c è un alternativa digitale. Ad esempio, spesso è possibile firmare un pdf con una scansione della tua firma invece che stamparlo, firmarlo e scansionarlo di nuovo. Molti documenti si possono inviare attraverso interfacce web invece che recarsi negli uffici o in posta.

Combina le app

Il secondo punto è automatizzare i passaggi di informazioni tra le app. Grazie a Zapier o IFTTT puoi combinare tra loro le app che ti permettono di far funzionare la tua azienda.

Ad esempio, quando qualcuno si iscrive ad Italian Indie Premium, deve compilare un questionario. Poi noi lo valutiamo e lo approviamo manualmente. Per essere sicuri di non perdere traccia di nessuna iscrizione usiamo Trello e Slack. Ma non dobbiamo fare niente, perchè ci pensa Zapier.

Quando viene inviata una risposta al questionario, Zapier inserisce su Trello una scheda con i dati dell iscritto e le istruzioni per approvarlo. Poi, manda una notifica su Slack per avvisarci. In questo modo siamo sicuri di non perdere nessun iscritto e di sapere se uno dei due l ha già approvato.

Se facessimo questo processo a mano dovremmo aspettare la notifica da Typeform, poi aprire il link con la procedura di approvazione, poi aggiungere manualmente la scheda su Trello (per avvisare l altro che l approvazione è stata gestita), poi fare effettivamente l approvazione.

Usa meno tastiera e mouse

L ultima cosa che ti farà risparmiare sicuramente un sacco di tempo è automatizzare i clic e l inserimento di testo quando usi il computer. Sia su pc che su Mac esistano software che ti permettono di creare macro. Una macro è una sequenza di istruzioni che può essere ripetuta in automatico.

Sostanzialmente, se devi eseguire una serie di azioni ripetitive al computer, puoi creare una macro in cui registri tutti i movimenti del mouse, i clic, gli inserimenti di testo. Quando dovrai ripetere questa operazione, basterà far partire la macro e lasciar lavorare il computer.

Pensa ad esempio a quando devi copiare dati manualmente tra fogli di calcolo. Puoi creare una macro che seleziona la cella di origine, copia, cambia foglio di calcolo, seleziona la cella di destinazione, incolla e poi ripete da capo per quante volte vuoi.

Analogamente, puoi usare software chiamati text expander per inserire sequenze di testo che usi spesso. Ad esempio, probabilmente concludi ogni e-mail scrivendo qualcosa del tipo Cordiali saluti e poi aggiungi la firma. Se mandi molte email, devi inserire queste parole decine di volte al giorno.

Usando gli strumenti giusti puoi abbinare questo testo ad un breve comando, ad esempio .sal . Ogni volta che inserirai il comando, il software lo sostituirà con il testo che hai salvato.

Se usi questo approccio per molte sequenze di testo che usi spesso, presto ti ritroverai a risparmiare decine di minuti al giorno.

Efficientizza

Ora che hai eliminato quello che non devi fare e affidato ai computer le cose di cui loro possono occuparsi, rimangono quelle attività che bisogna fare volenti o nolenti. Alcune di queste potrai delegarle, altre dovrai o vorrai farle direttamente tu. In entrambi i casi, innanzitutto devi trovare il modo più efficiente per farle (al meglio delle tue possibilità attuali).

Perché non delegarle subito? Non è quello il modo migliore per aumentare l efficienza?

La risposta è no e se ci pensi un attimo ci arrivi da solo. Quando deleghi un lavoro, o dai al collaboratore una procedura precisa da seguire, oppure assumi un collaboratore che può lavorare in maniera totalmente indipendente (usando quindi la sua procedura).

Supponi di non aver trovato per conto tuo il modo più efficiente di fare quel lavoro. Nel primo caso darai a collaboratore la procedura sbagliata. Lui sprecherà tempo e tu sprecherai soldi.

Quando è invece il collaboratore ad arrangiarsi, se tu sei abituato ad utilizzare una procedura poco efficiente, non puoi valutare correttamente il lavoro del collaboratore. Tu probabilmente eri abituato ad una durata eccessiva. Così il lavoro del collaboratore può sembrarti abbastanza veloce quando in realtà potrebbe fare meglio. Di nuovo, spenderai più soldi del dovuto.

Quindi, d ora in poi, quando affronti un attività ricordati di chiederti sempre: come posso ottenere lo stesso risultato (o un risultato addirittura migliore) in meno tempo? Perchè un modo esiste sempre.

Ovviamente, senza acquisire nuove informazioni o nuove abilità non sarai in grado di risponderti da solo. Ecco allora tre metodi per garantirti un miglioramento continuo nell efficienza.

Scegli gli strumenti giusti e usali al meglio

Prima di tutto, scegli gli strumenti giusti e impara ad usarli a dovere. La tecnologia progredisce molto velocemente. Non è detto che gli strumenti che usavi un anno fa siano ancora i migliori. Potrebbe essere uscito qualcosa di nuovo con un interfaccia più facile, automazioni migliori, funzionalità che prima non potevano esistere.

Inoltre, spesso ci aeccontentiamo degli strumenti più economici o addirittura gratuiti, scendendo a pesanti compromessi. Talvolta con pochi euro è possibile accedere a funzionalità che accelerano immensamente il lavoro.

Una volta che hai scelto gli strumenti giusti, devi anche usarli al meglio. Un esempio sempre valido? È inutile avere l ultima versione di Word su un computer potentissimo se continui a scrivere solamente gli indici. Se impari a scrivere come i dattilografi puoi moltiplicare la velocità.

Altro esempio: tutti i software hanno delle scorciatoie da tastiera. Queste permettono di accedere alle funzionalità con del programma premendo una combinazione di tasti, senza doverle cercare con sequenze infinite di clic.

Il tempo perso ad imparare cose come queste ti farà risparmiare decine di minuti ogni giorno.

Diventa migliore

Il secondo modo per diventare più efficienti è diventare più bravi: affinare le abilità.

Ad esempio, supponiamo che parte del tuo lavoro consista nello scrivere e-mail in inglese. Se fai fatica a parlarlo, scrivere poche frasi ti richiederà mezz ora. Se lavori sul tuo inglese, riuscirai ad esprimerti molto più rapidamente. Risparmierai un sacco di tempo.

Lo stesso vale per le altre abilità. Come ti dicevo prima parlando degli strumenti, il tempo che dedichi ad affinare le tue abilità non è perso. È un investimento che tornerà nelle tue tasche con gli interessi ogni volta che ripeti attività simili.

Documenta tutto

L ultimo metodo per aumentare la tua efficienza è il ponte perfetto prima di cominciare a delegare. Mi riferisco alla creazione delle procedure.

Sicuramente ti ritrovi spesso a ripetere le stesse attività. Pensa ad esempio all assistenza clienti, alla creazione di articoli, alla manutenzione tecnica del tuo sito.

In genere, queste mansioni sono composte da una serie di passi sempre uguali. Certo, conosci tutti i passi a memoria, quindi vai in automatico. Ma scrivere la procedura è comunque indispensabile per diversi motivi.

In primo luogo, recuperare i passi dalla memoria è comunque più faticoso che seguirli da un documento. Prima o poi sicuramente ci sarà una giornata in cui sarai meno sul pezzo. La memoria ti tradirà e così non farai bene il tuo lavoro.

Poi, avere nero su bianco la lista dei passi ti aiuta a capire se stai facendo le cose nel modo più efficiente. Solo avendo scritto la procedura puoi ripercorrere i singoli passi e capire se puoi farne qualcuno di meno o se puoi ottimizzarne qualcuno

Creare procedure è poi lo strumento migliore (direi necessario) per delegare nel modo più efficiente. Quando hai delle procedure chiare è facile delegarle anche a collaboratori non specializzati.

Ma parleremo della delega nel prossimo episodio. Ora tiriamo le fila.

Cosa abbiamo detto e come puoi procedere

Come imprenditori dobbiamo sempre fare un milione di cose di cose divese, ogni giorno. Anche quando abbiamo i soldi per pagare i collaboratori, riusciamo a farci mancare il tempo per noi stessi, per gli altri, anche solo per riflettere approfonditamente sulle attività giornaliere.

Come fermiamo la ruota del criceto? Come riusciamo ad avere tempo per tutto?

La risposta è in questi quattro passi:

• elimina,
• automatizza,
• efficientizza,
• delega.

Comincia revisionando tutte le cose che devi fare. Individuare le più importanti ed elimina le altre, almeno temporaneamente. Per farlo poniti la domanda qual è quella cosa che fatta adesso rende il resto più facile o irrilevante? . Oppure usa il principio di Pareto e trova il 20% delle attività che porta l 80% dei risultati.

Dopo aver eliminato le cose non necessarie, usa la tecnologia per automatizzare tutto il possibile. Infine, trova il modo più efficiente per eseguire le attività che rimangono.

L ultimo passo è delegare, il Santo Graal di ogni imprenditore. Ma è una pratica piuttosto complessa. Merita un episodio dedicato.

Intanto, cosa puoi fare oggi?

Semplicemente, comincia dall inizio. Riserva un paio d ore per rivedere il tuo calendario e le attività che hai fatto in passato. Determina quelle più importanti usando i criteri che ti ho descritto sopra. Escludi, almeno temporaneamente, tutte le altre.

Sarà un lavoro difficile all inizio e andrà ripetuto con regolarità. Ma portalo avanti con costanza per qualche mese. Diventerà molto più naturale. E ti basterà anche solo qualche settimana per apprezzare il risparmio di tempo.

Ci sentiamo presto con l episodio sulla delega.

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